미래는 지금 : 가상 사무실 현실

월간 직원 회의를 위해 홀로그램으로 들어 가려는 아이디어는 여전히 대부분의 소규모 사업자에게는 큰 도움이되지 않을 수 있지만 광대역 품질과 사용 가능한 기술의 개선으로 인해 가상 회의 옵션이 왜곡 속도로 확장되고 있습니다.

그러나 가상 세계에서도 도약하기 전에 열심히 살펴 보는 것이 가장 좋습니다. NASA가 우주 비행사를 훈련시키기 위해 Star Trek 공상 과학의 홀로 데크를 혼란 시키거나 원격 파트너 또는 고객과 의사 소통하기 위해 고군분투하는 기업가이든, 가상 현실 세계의 첫 번째 단계는 가장 적절하고 비용이 드는 숙제를해야합니다. 효과적인 솔루션입니다. 먼저, 사용 가능한 기술에 대한 입문서입니다.

가장 간단한 의미에서 가상 회의는 둘 이상의 사람 사이의 전화 통화입니다. 좋은 오디오는 성공을 위해 필수적입니다. 다음 단계는 데스크톱 또는 고정 스테이션 스트리밍 비디오 및 데이터 공유 프로세스입니다. 인기있는 Skype 프로그램과 같은 간단한 것부터 정교하게 실행할 수 있습니다. 기본적으로 모든 사람의 얼굴이 같은 크기이고 모든 사람이 가상으로 눈을 마주 칠 수 있도록 고품질 비디오 및 균일 한 화면을 추가하기 시작하면 시스템이 조금 더 복잡해지고 비용이 많이 듭니다.

3D 또는 "몰입"기술을 통해 참가자는 마치 비디오 게임의 일부인 것처럼 회의에 참가할 수 있습니다. 다중 사용자 가상 3D 환경 인 "Second Life"기술에는 아바타 또는 가상 세계를 탐색 할 때 참가자가 자신을 대표 할 수있는 캐릭터가 포함됩니다. 오늘날 이용 가능한 모든 것들을 고려할 때, 참가자들이 들어가는 홀로그램으로 가득 찬 강당 (스타 워즈에서 은하 상원을 생각하십시오)은 한때만큼 멀리 가져 오거나 공상 과학처럼 보이지 않습니다.

홈 케어 산업에 웹 기반 소프트웨어 솔루션을 제공하는 10 세의 달라스 기반 회사 인 Homecare Homebase는 달라스에있는 본사 직원과 프로젝트 관리자를 켄터키 주 루이빌 교외의 Prospect에있는 기술자와 연결함으로써 상당한 여행 비용을 절감했습니다. 가상 회의를 통해. 이 회사의 수석 전략가 인 Guy Conces는 “달라스와 켄터키 사이의 기본 여행 경비로 한 달에 약 20, 000 달러를 지출했습니다 . "고품질의 비디오 시스템을 통해 우리는 그 방법으로 많은 돈을 절약했습니다."

이러한 시스템의 비용과 소프트웨어 요구는 높습니다. 그러나 상호 작용이 필요한 원거리 팀에서 발생하는 출장 경비 절감으로 상쇄 될 수 있습니다. 또한 실제 회사 본사가 필요하지 않은 경우 신생 기업은 전 세계 사람들이 액세스 할 수있는 가상의 애니메이션 본사를 시작하는 것이 가치가 있다는 것을 알게 될 것입니다.

실제로, 기업들은 최근 몇 년 동안, 특히 2009 년 경제 붕괴 이후 기업들이 출장 예산을 삭감하고 개인 대 개인 연락, 현장 교육 세션 및 실제 거래 이벤트에 대한 대안을 적극적으로 검색하도록하는 가상 경로를 수용하고 있습니다. 오디오 및 비디오 품질, 전송 속도 및 가상 도구의 발전으로 인해 비싼 여행 비용을 저렴한 방법으로 이용할 수있었습니다.

가상 기술 및 관련 소프트웨어 지원 (Hewlett-Packard, Second Life, Adobe, Cisco, IBM, Microsoft, Citrix 등)을 활성화하는 데 관여하는 고급 회사는 가상 급락과 관련된 많은 함정을 피하기위한 개척 된 모델을 보유하고 있습니다.

가상 밀기

2009 년 경제가 악화되었을 때 가상 세계에 강요된 한 회사는 대기업 고객에게 엔터프라이즈 소프트웨어를 제공하는 텍사스 기반 포트폴리오 관리 솔루션 회사 인 Planview였습니다. 웹 및 크리에이티브 서비스 책임자 인 킴벌리 스톤 (Kimberly Stone)은 “고객이 회사의 연간 직접 사용자 회의에 참석할 계획을 취소하면서“우리는 무엇을해야하는지, 즉 취소하고, 온라인으로 무언가를 시도하고 있습니까?”라고 말했습니다 .

웹 회의를 고려하고 있습니까? 이걸 고려하세요.

1. 솔루션이 필요한 사용 사례는 무엇입니까? 외부는 몇 명입니까? 내부의?

2. 다양한 솔루션 대안의 강점과 약점에 대한 업계 통찰력을 찾으십시오.

3. 두세 가지 솔루션으로 옵션을 정리하고 무료 평가판을 사용하십시오. 솔루션이 특정 요구를 어떻게 충족시키는 지 각각을 테스트하십시오.

4.보다 광범위한 사용 사례를 생각해보십시오. 조직 내 모든 사용자의 요구를 충족시키는 방법과 그룹 내 고급 사용자의 기준을 다루는 하위 집합을 파악하십시오.

5. 조직에 적합한 라이센스 계약을 구성하십시오.

“우리는 당시 가상 이벤트가 무엇인지 실제로 이해하지 못했습니다. 저는 Virtual Edge Summit으로 가서 옵션을 살펴보고 가상 계획이 우리의 요구를 어떻게 충족시킬 수 있는지에 대한 실제 아이디어를 다시 얻을 수있었습니다.”라고 그녀는 말합니다. 전 세계에 지사가있는 350 명의 직원은 연례 라이브 이벤트의 가상 버전을 고안했습니다. “우리는 가상 플랫폼을 재창조하는 방법을보기 위해 행사의 모든 구성 요소를 복도 대화에 이르기까지 나열했습니다. 우리는 이벤트 목표에 대해 이야기하고 기능 매트릭스를 개발 한 다음 해당 매트릭스를 기반으로 공급 업체를 평가했습니다.… 올바른 사용자 경험과 사용 편의성은 매트릭스에서 필수 요소였습니다.”

Planview와 Unisfair의 팀은 이벤트 생성을 위해 고용 한 회사가 공동 작업을 수행했으며 최종 결과는 라이브 이벤트보다 250 % 증가한 결과로 큰 성공을 거두었습니다. Planview는 내년에 라이브 이벤트로 돌아 왔지만 이제는 하이브리드 접근법을 조사하고 있습니다.

조직에 최적의 가상 옵션을 조사하려면 사업 계획의 일부와 마찬가지로 조사가 필요합니다. “가상 소프트웨어 옵션을 평면적으로 비교하는 것은 사과, 오렌지, 복숭아 및 자두를 비교하는 것과 같습니다.”2008 년에 시작된 기업인 Virtual Edge Institute의 창립자이자 전무 이사 인 Michael Doyle은 조직이 기술을 활용하여 전반적인 이벤트 경험을 향상시키고 수익을 창출하십시오. “사람들에게해야 할 일은 먼저 그들이 달성하고자하는 것을 파악하는 것입니다. 둘 다 비즈니스 범주에 속하더라도 한 프로그램이 다른 프로그램과 매우 다를 수 있습니다.”

그것을 매핑

대부분의 회사에서 가상 계획은 소규모로 시작됩니다. 그러나 회의실 플라즈마 TV, 화이트 보드, 랩톱 또는 구식 법률 패드에서 처음으로 스케치하든 가상 세계로가는 길은 누가 작업, 의사 소통을 원하는지를 설명하는 조직적인 로드맵으로 시작해야합니다. 이 매핑은 이러한 요구를 지원할 장비의 종류로 직접 이어질 것이라고 HP Halo의 수석 과학자 인 Mark Gorzynski는 주로 대형 제조업체가 주로 사용하는 멋진 화상 회의실과 대형 플레이어를 만듭니다. 금융, 건강 및 보험 산업에서.

Adobe Connect의 제품 마케팅 디렉터 인 Michael Londgren은 소규모 회의에서 웹 컨퍼런싱 기술을 고려할 때 사용 사례를 고려해야한다고 말합니다. Adobe Loon의 제품 마케팅 디렉터 인 Michael Londgren은 Adobe Flash 기술을 기반으로하는 온라인 회의, e 러닝 및 웹 세미나를위한 웹 컨퍼런싱 솔루션을 고객에게 제공합니다. 모든 사이즈.

“조직 내부 또는 외부의 사람들에게 연락하는 것이 중요합니까? “개인이나 그룹이 추가 소프트웨어를 다운로드하지 않고도 회의에 쉽게 참여할 수 있어야합니까? 다른 모바일 장치를 지원하는 것이 중요합니까? 다양한 컨텐츠 유형을 공유하는 것이 중요합니까? 매번 새로운 회의실을 설정해야하는 것과 다른 용도로 회의실을 설정하는 것이 중요합니까?”

회사의 가상 요구 사항을 파악하기 위해 Gorzynski와 HP Experience Design Manager Mike Derocher는 회의 목표를 네 가지 기능으로 분류합니다.

사회화 : 한 무리의 사람들이 서로를 더 잘 알거나 신뢰를 쌓기 위해 회의를하고 있습니다.

조정 : 한 그룹의 사람들이 일정 동기화와 같은 간단한 작업을 시도하고 있습니다.

협력 : 그룹은 사람들에게 의견을 묻거나, 재무를 공유하고, 질문에 대답하거나, 피드백을받습니다. 실제 대화가 일어나고 있습니다.

진정한 협업 : 한 그룹의 사람들이 새로운 컨텐츠를 만들고 정보를 공동 생성합니다.

Gorzynski는“이 중 일부는 데이터 중심적이고 일부는 사람들 중심입니다. “음성은 모든 것의 통화입니다. 좋은 음성 시스템 없이는 많은 것을 할 수 없습니다. 조정을 위해서는 간단한 데이터가 필요하고 슬라이드를 공유해야하므로 훌륭한 웹 회의 시스템 및 음성 채널이 필요합니다. 그게 당신이 필요한 전부입니다. 협력 및 협업을 시작하면 데이터의 복잡성이 증가하기 시작하여 한 번에 둘 이상의 작업을 수행하고 필요한 데이터 도구를 보유 할 수 있습니다. 예를 들어, 앱을 성공적으로 공유 할 수 있습니까?”

얼굴은 중요하다

사용 가능한 협업 또는 웹 컨퍼런스 소프트웨어의 등급을 요구 사항에 따라 평가하면 지침을 제공 할 수 있습니다.

Gorzynski는“다른 일이 일어나는 것은 다른 회의에서 사회화가 더욱 중요 해졌다는 것입니다. "예를 들어, 사람들의 얼굴을 보는 것이 예를 들어, 협력 회의에서 비디오의 중요성이 시작되기 시작했습니다."

그는 데스크톱 솔루션은 일반적으로 사회화 및 조정에 적합하지만 협업 및 협력에는 효과적이지 않다고 말합니다. 예를 들어, 다른 회사의 CEO와 파트너십 또는 비즈니스 거래를 위해 회의를하고 있다고 가정하십시오. 당신은 당신의 웹캠에서 일하고 있고 다소 비전문적 인 것처럼 보입니다. 식당이나 조명이 어두운 회의실에서 전화를 걸어 카메라가 코를 비추는 것처럼 보입니다. 데스크톱 회의는 그 매력을 빠르게 상실합니다.”

Gorzynski는 미디어를 사용할 때 조명, 배경 및 카메라 위치가 전문가처럼 보이도록하는 데 중요 하다고 말합니다. 그는 더 나은 카메라, 더 나은 조명, 깨끗한 배경에 투자하고 카메라를 어디에 장착해야하는지 테스트 해 보라고 제안했다. “노트북을 사용하는 경우 카메라를 눈에 띄게 배치해야합니다. 즉, 카메라 도구를 눈높이로 올립니다. 이 계획을 모두 완료했다면 모든 종류의 돈을 투자하지 않고도 다른 기업가의 90 %를 앞서고있을 것입니다.”

웹 컨퍼런싱은 전체 시스템의 중추라고한다. “언제든지 음성 및 데이터와 연결할 수 있습니다. 보다 정교한 회의가 필요할 때 더 나은 비디오를 사용합니다. 대부분의 중소 기업은 먼저 회의 요구의 일부에 적합한 서비스를 제공하는 저렴한 웹 기반 시스템으로 전환합니다. 빅 비디오 시스템은 사회 역학에주의를 기울여야하는 사회화 및 협업에 유리합니다. 기업들은 원거리에서 사회화 및 협업을 지원하기 위해 회의 환경을 구축해야 할 필요성을 확인할 때이를 전환해야합니다.”

또한 Derocher는 사용 편의성이 사용 속도에 중요하다고 덧붙입니다.

가상 회의 준비가되었으므로 성공적인 회의를위한 5 가지 팁이 있습니다.