무의미한 회의를 피하는 8 가지 방법

“만약 인류가 인류의 잠재력을 완전히 달성하지 못하고 달성 할 수없는 이유를 한 마디로 밝혀야한다면, 그 단어는 만남 이 될 것입니다.”-Dave Barry

퓰리처 상을 수상한 칼럼니스트이자 저자에 의한 평가는 옳습니다. 전 세계 약 38, 000 명에 대한 Microsoft의 최근 조사에 따르면 미국 근로자는 매주 5.5 시간의 회의를 보냈으며 71 %는 그 회의가 생산적이지 않다고 응답했습니다.

어려운 달러로 나쁜 회의 가격은 엄청납니다. 일부 추정치는 국가 비용을 잃어 버렸고 매년 2 천억 달러 나되는 재능을 낭비했다.

그래서 무엇을 할 수 있습니까? 비즈니스 소유자와 관리자는 어떻게 잠언의 시간을 단축시킬 수 있습니까?

1. 그냥 거절하십시오.

남부 캘리포니아 대학교의 Marshall School of Business에서 가르치는 기업가 전문가 인 Kathleen Allen은 회의의 가장 큰 문제는 너무 많다고 말합니다. 그녀는“많은 지도자들이이를 보여주기 위해 노력하고 있습니다. 사람들이 자신이하고있는 일을보고하게하려는 경우 대신 메모를 쓰도록하십시오.

미리 계획하십시오. 알렌은 회의를위한 미팅-사케 증후군을 피하는 한 가지 방법은 목표를 미리 세우는 것이라고 말합니다. 의제를 설정하고 준수하십시오.

2. 시계를보십시오.

주요한 시간 낭비는 사람들이 도착하기를 기다리는 것입니다. 오전 8시 47 분과 같은 이상한 시간에 회의를 예약하여 일부 임원들은 신속하게 회의를 장려합니다. 모든 안건 항목에 대해 논의하지 않았더라도 시간 제한 (바람직하게는 1 시간 이내)을 유지하고 준수하십시오. 스트로 글러가 도착하기 전에 논의한 내용을 알려주는 데 시간을 낭비하지 마십시오.

3. 초대 목록을 조정하십시오.

Walt Disney는 관리인을 포함하여 모든 사람의 의견을 요청하는 것으로 유명합니다. 이에 비해 스티브 잡스는 사람들이 회의에 참석해야한다고 생각하지 않는다면 회의에서 사람들을 쫓아내는 것으로 유명했습니다.

전문가들은 핵심은 문제 나 문제를 해결하는 데 정말로 필요한 사람들 만 초대하는 것이라고 전문가들은 말합니다. 회의에 참석한다고해서 상태 표시가되어서는 안됩니다.

시애틀 지역의 소프트웨어 비즈니스 컨설턴트 인 그렉 스미스 (Greg Smith)는 속도가 핵심이라면 프로젝트를 빠르게 진행하기 위해 더 많은 사람들을 데려 와야한다고 말합니다. 그러나 일반적인 비즈니스 과정에서는 작을수록 좋습니다. "5 명의 사람들이 우리를 90 % 데려 갈 수 있습니다"라고 그는 말합니다. "우리는 가장 적은 수의 사람들과 얼마나 멀리 갈 수 있는지 균형을 유지하기 위해 모든 사람을 묶는 데 시간과 돈을 낭비하지 않습니다."

4. 회의를 불편하게하십시오.

Smith는 소프트웨어 개발 회사의 표준 인 민첩한 프로젝트 관리의 제자입니다. 그것의 초석 중 하나는 일일 스크럼 또는 일일 스탠드 업으로, 그것이 무엇인지 정확히 설명하는 회의 의자입니다. 스미스는 사람들을 설득시키는 것이 회의가 짧고 (15 분을 넘지 않아야 함) 확실하다고 말합니다.

회의가 시작에 초점이 맞지 않으면 의자를 제거하는 것이 그리 좋지 않을 수 있습니다. 그러나 다른 옵션이 있습니다.

5. 회의를 운동으로 바꾸십시오.

테크놀로지 사고의 리더 Nilofer Merchant는 2013 년 워킹 미팅의 미덕을 칭찬하는 TED Talk로 많은 호평을 받았습니다. The New How 는 더 나은 비즈니스 성과를 위해 협력 하는 방법을 설명하는 Merchant는“앉아서는 우리 세대의 흡연이되었습니다.

그녀는 커리어를 위해 건강을 희생하기보다는 더프를 벗었습니다. 상인은 사업을 논의하면서 일주일에 20 ~ 30 마일을 걷습니다. 그녀는“상자 밖으로 나가는 것에는 놀라운 아이디어가 있습니다.”라고 그녀는 말합니다.

대기업 회의에서는 워크 앤 토크 회의가 효과가 없을 수도 있지만 Allen은 사무실에서 퇴장하는 것이 일종의 소규모 퇴각 일 수 있다고 덧붙였습니다. "그룹에 효과가 있고 그룹이 더 잘 걷고 말하면 기분이 어떻습니까?"라고 그녀는 말합니다.

6. 더 나은 회의를 시각화하십시오.

Allen은 화이트 보드를 사용하여 사람들이 자신의 아이디어를 표현할 수있게함으로써 새로운 아이디어를 창출하고 회의에 집중할 수있는 좋은 방법이라고 말합니다. "내 이상적인 회의실에서는 모든 벽이 화이트 보드가 될 것입니다."

7. 최첨단 화상 회의를 사용하십시오.

14 억 달러 규모의 글로벌 거인 Polycom의 수석 부사장 인 Ashan Willy는 여행에서 돈을 절약 할 수있는 방법으로 만 여겨졌지만 화상 회의는 비즈니스 커뮤니케이션의 핵심 요소가되었다고 말합니다.

회의 테이블 중간에 우주선처럼 보이는 장치에서 얼굴이없는 목소리가 들리면 비디오 기술을 통해 작업자는 수천 마일 떨어진 회의에 적극적으로 참여할 수 있습니다. "우리가 사용하는 기술은 실제로 사람의 소리와 움직임을 감지하고 얼굴을 확대 할 수 있습니다"라고 Willy는 말합니다. "원격이 회의의 일부인 것처럼 느끼게합니다."

8. 성공은 성공을 낳습니다.

윌리 부사장은 회의가 낭비인지 아니면 승자인지에 대한 실제 테스트는 근로자들이 목표를 달성했다고 생각하는지 떠나고 앞으로 나아가 야 할 일을 완전히 이해하고 있는지 여부라고 말했다. 이러한 목표를 달성하면 향후 회의를위한 분위기가 될 것입니다. "생산적인 결과의 일관된 역사가 있다면 사람들은 당신의 회의 참석에 관심을 가질 것입니다"라고 그는 말합니다.