회의를 생산적으로 만들기

회의는 아이디어를 생성하고 명확성을 제공하며 행동을 촉진 할 수 있습니다. 그러나 많은 사람들이 바쁜 시간에 큰 시간 낭비 또는 방해로 그들을 두려워합니다. 최대의 효율성으로 회의를 진행하는 방법을 찾기 위해 글로벌 기업인 FedEx와 해외로 진출한 소규모 신생 기업인 1-800-GOT-JUNK (회의를 마스터 한 두 회사)로 전환했습니다.

FedEx Global Operations Center의 전무 이사 인 Paul Tronsor는 FedEx 관계자는 전날의 비즈니스 효율성을 평가하고 지속적으로 개선하는 일상적인 운영 회의를 소중히 여깁니다.

FedEx 회의는 가장 빠른 특급 패키지 배달 및화물 회사 중 하나로서, 야간 공연을 요약하고 전 세계 주요 담당자가 긴급한 상황과 같은 화재 시추를 통해 운영에 대해보고합니다. 회의는 정해진 시간이 있습니다. 빠르게 진행되고 행동 지향적입니다.

FedEx에 통합 된 다른 전략에는 점검 목록 준수, 보다 명확한 의사 소통을 위해 시청각 자료 사용 및 회의에서 해결할 수없는 문제에 조치 항목 및 마감일이 지정된 "게임 후"철학 사용이 포함됩니다.

소규모 정크 제거 서비스로 시작된 것은 4 개국 300 개 이상의 지역에 존재하는 세대 이름으로 바뀌 었습니다. 1-800-GOT-JUNK의 CEO 인 Brian Scudamore는 효과적인 회의에는 준비, 명확한 의사 소통, 참가자의 명확한 역할, 의제 및 후속 조치가 필요하다고 말합니다.

스쿠 다 모어는“매일 우리 직원들은 프랜차이즈 거래를 성사시키고 고객 일자리를 예약하며 미디어와 협력하고 있습니다. “우리는 빠르게 발전하는 고 에너지 회사입니다. 정상에 머 무르려면 시간을 매우 효율적으로 관리해야합니다. 즉, 필요한 경우 30 분, 15 분 또는 5 분 동안 회의를 예약해야합니다.

Scudamore는“판매에서 전략, 즉석에서 중요한 회의에 이르기까지 모든 전문가를위한 회의에 소비 한 총 시간을 고려하십시오. “회의에서 보낸 시간의 백분율은 엄청날 수 있습니다. 시간을 효율적으로 사용하는 것이 중요합니다. 시작 및 종료 시간으로 회의를 진행하고이를 지키는 것이 핵심입니다.”

참석할 필요가없는 회의에 사람들을 초대하지 마십시오. 참가자는 기고자, 문제 해결사 및 의사 결정자 여야합니다. “우리가 한 일 중 하나는 누가 실제로 회의에 참석해야 하는지를 고려하는 것입니다.”라고 그는 말합니다. "회의에 참석하는 것이 중요하지 않은 경우이 사람의 시간을 사용하는 것이 합리적입니까?"

두 회사는 모든 회의에 대한 명확한 목표를 설정한다고 믿습니다. 모든 참가자의 회의 유형을 미리 정의하십시오. 보고 세션입니까? 브레인 스토밍? 문제 해결? 회의 시간뿐만 아니라 상황과 목표를 제시하십시오. 정기적으로 예약 된 회의에도 명확한 목표가 있어야합니다.

효과적이고 생산적인 회의를위한 계획을 고수 할 때 사람들은 회의를 진지하게 진행할 수있는 기회로 인식하기 시작합니다.

준비와 명확한 의사 소통은 회의를하거나 중단시킬 수 있습니다. 모든 회의마다 의제, 개요 또는 행동 계획을 사용하십시오. 의제는 참가자의 집중을 유지하고 참조 프레임으로 사용될 수 있습니다. Scudamore는“회의에 소요되는 시간을 현명하게 사용하기 위해서는 회의를 진행하기 전에해야 할 일을 결정하는 것은 회의 진행자에게 달려 있습니다. "촉진자는 참가자를 준비하고 목표와 기대가 무엇인지 전달해야합니다."

회의의 리더는 모든 사람의 의견을 듣고 아무도 독점적으로 지배하지 않으며 두 사람 사이에 광범위한 측면 토론이 없도록해야합니다. 모든 사람에게 존경받는 사람을 임명하십시오. 때로는 토론뿐만 아니라 개별 보고서를 장려하는 것이 더 효과적입니다.

회의는 결과없이 거의 소용이 없습니다. 스쿠 다 모어는“이곳에서 회의 결과를 얻을 수 있기 때문에 후속 조치가 중요하다. " '누가 무엇을할지 누가 할 것인가'라는 질문이 제기 된 다음, 각 개인에게 단일 포인트 책임이 부여됩니다."